Partie 2 : L'organisation de l'information

Chapitre  6. Le Poste de travail du Commercial

Véritable compagnon de route du commercial, le poste de travail est au carrefour de l'ensemble de son activité. Evolutif, performant, il se connecte facilement à différents réseaux (Internet, Intranet, Extranet), dispose des outils de bureautique usuels ou d'un Progiciel de Gestion Intégré (PGI) spécifique, ainsi que de l'ensemble des utilitaires permettant d'organiser, analyser, lire, stocker, partager l'information commerciale.

•I.            La typologie d'accès au poste de travail

La notion de poste de travail informatique peut être envisagée à l'image du «bureau »  de Windows, comme une représentation allégorique d'un espace physique.

 Ainsi, à l'instar d'un ouvrier spécialisé s'installant à son « poste de travail » (machine outil), le commercial accède à l'ensemble des informations lui permettant d'assurer la gestion de sa clientèle.

En ce sens, dans l'architecture client/serveur, le support de stockage des données est dissocié de l'ordinateur qui n'est plus que le terminal qui permet d'y accéder, d'où la pertinence d'une évolution vers un accès mobile au poste de travail.

A - L'accès fixe au poste de travail

De part son coût abordable, son omniprésence dans les structures commerciales existantes, le poste de travail fixe reste un incontournable.

De façon typique, il doit comprendre :

  • } Une messagerie électronique unifiée;
  • } Un logiciel de type P.I.M (Personal, Information, Manager) intégrant agenda, gestionnaire de contacts etc.
  • } Des applications dédiées (GRC, ERP);
  • } Un accès réseau aux données et applications métiers partagées.
  • } Il est équipé des dernières technologies multimédia (sans être «surdimensionné») de façon à rester compatible à long terme avec les infrastructures informatiques existantes ou à venir.

B- L'accès mobile au poste de travail

  • } L'émergence du m-business (mobile business) est la conséquence de la mutation profonde des concepts marketing orientés produits vers une orientation clients.
  • } Une offre personnalisée implique une informatique mobile et communicante.
  • } L'utilisateur se connecte au réseau d'entreprise et accède à l'ensemble de ses données via un ordinateur portable ou un PDA (Personal Digital Assistant, assistant électronique personnal de type palm pilot ou pocket pc).

•      II.            L'organisation du poste de travail

Plus qu'un simple outil d'archivage, le poste de travail informatique est aussi un formidable assistant capable de retrouver pour vous des documents et des informations oubliées depuis longtemps.

  • } Indépendamment des outils spécifiques au «Knowledge Management» (gestion de savoir), quelques règles simples et une bonne connaissance des bases du système d'exploitation Windows (plateforme PC) suffisent pour optimiser les données personnelles de l'utilisateur.

•A-     Le profil utilisateur

 On appelle « profil » l'ensemble des paramètres définissant les dossiers auxquels l'utilisateur a accès, tant en local que sur le réseau.

 Sous Windows XP, l'apparence du bureau, l'accès à la messagerie personnelle via un « client de messagerie » (logiciel dédié à l'échange de messages, tel que  Outlook, Lotus Notes...), le dossier « Mes documents » ainsi que ses sous-dossiers sont ainsi strictement réservés  à l'utilisateur identifié par un login (nom d'utilisateur) et un mot de passe.

Sous Windows NT, le système d'exploitation le plus couramment utilisé par les entreprises les profils sont définis par l'administrateur. L'accès aux données personnelles et aux ressources réseau est également lié à l'identification de l'utilisateur.

•B-      Le bureau

Une fois le profil utilisateur défini, l'utilisateur identifié accède au bureau Windows personnalisé dont les icônes lui permettent.

De lancer les applications courantes,

D'ouvrir des documents,

D'atteindre les fonctions systèmes grâce au menu Démarrer.

La plupart des icônes correspondent à des raccourcis : les fichiers ou les programmes ciblés ne se trouvent pas directement sur le bureau mais dans leurs emplacements d'origine.

  • } Le bureau est en réalité lui-même un dossier situé à la racine de l'arborescence des dossiers de l'utilisateur et l'on y accède de la même manière qu'avec n'importe quel autre dossier, c'est-à-dire grâce aux icônes de l'explorateur ou du poste de travail présentes sur le bureau.

 C - L'organisation des espaces disques

 } Pour connaître la quantité de mémoire disponible sur un lecteur, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le lecteur concerné et de sélectionner la commande «Propriétés»:

  • } Windows indique aussitôt la quantité d'espace mémoire disponible;

 } Un clic sur «Nettoyage de disque» permet à Windows d'établir une liste des fichiers dont vous n'avez plus besoin. Aussitôt, l'espace disque ainsi récupéré s'ajoute à celui disponible;

  • } Un clic sur l'onglet «Outils» donne accès à la défragmentation du disque dur, doit être renouvelée une fois par mois environ, de nuit de préférence.
  • } Enfin, la suppression des programmes dont on n'a plus besoin est un moyen judicieux de récupérer de l'espace mémoire : elle se fait par le panneau de configuration en cliquant sur l'icône «Ajout/Suppression de programmes».

 D - L'accès aux données personnelles

 L'accès aux données personnelles est conditionné à l'identification de l'utilisateur par le système. Outre le renvoi aux dossiers partagés sur le réseau (lecteur F:/G:/), la session ouverte par l'utilisateur gère les dossiers Windows relatifs à son profil sur le disque dur local du poste de travail.

 } Ainsi, dans le Windows XP, connaître l'emplacement des dossiers personnels (liés au profil) permet de localiser le emails.

  • } Le fichier concerné est nommé mailbox.pst et est situé dans
  • } C:/Document and Settings/user_name/local settings/Application Data/Microsoft/Outlook.
  • } Le dossier Application Data est un dossier caché. Pour afficher les dossiers cachés, il faut procéder de la façon suivante : aller dans le poste de travail, choisir «Options des dossiers» dans le menu «Outils» et cliquer sur l'onglet «Affichage». Dans «Paramètres avancés», cocher «Afficher les dossiers et fichiers cachés».

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