Partie 2 : L'organisation de l'information

Chapitre 4. L'organisation des informations

Les systèmes d'information sont des outils de plus en plus important pour l'activité quotidienne du commercial. Ils doivent permettre au commercial d'optimiser son travail à travers des informations stockés sur son réseau informatique. Cependant ces informations doivent être organisées en catégories pour permettre d'arriver très rapidement à l'information souhaitée.

 •I.                        Les systèmes d'information

Le commercial utilise l'informatique sur l'ensemble de son cycle de vente pour trouver

des informations concernant son client ou prospect, dans des bases de données

des moteurs de recherche, préparer sa proposition commerciale, transmettre l'offre à son client via Internet, etc.

 a. Les outils composant les systèmes d'information

Les systèmes d'information commerciale sont construits de manière à faciliter la vente pour le commercial.

 Ils se composent de différents types de matériels et logiciels.

 1. Le matériel informatique

Il s'agit principalement :

  • - Du poste de travail (ou»unité centrale»),
  • - Des serveurs (permettant de stocker un grand nombre d'informations),

-         De périphérique divers : imprimantes, scanners, etc...

  • - De nouveaux matériels orientés vers le client tels que les bornes multimédia.

 2. Les logiciels

Ils permettent de traiter, de sauvegarder et de retrouver l'information sur le matériel informatique.

 Leurs applications sont très variées : comptabilité, paye, ressources humaines.

 Ils s'interconnectent avec des bases de données permettant de stocker les informations.

b. L'architecture des systèmes d'information

1. Que sont les systèmes d'information ?

Les systèmes d'information s'appuient tout d'abord sur des réseaux câblés ou hertziens qui véhiculent l'information.

Celle-ci parvient à un poste de travail, qui peut aussi être un serveur d'application (on parle alors de client-serveur) et est stockée dans une base de données.

Elle est ensuite utilisée grâce à un logiciel, pour être traduite en information exploitable par l'utilisateur.

 2. La base de données

Outil primordial pour le commercial, la base de données lui permet de stocker une information, trouver une information sur son prospect ou client.

 Elle est organisée en fonction de l'utilisateur, de ses droits d'accès et des informations qu'il souhaite déposer ou récupérer dans cette base.

 Les différents départements d'une entreprise peuvent disposer de bases de données dédiées et uniquement accessibles par eux.

 Par exemple, les départements comptabilité, paye, finance et commercial peuvent être amenés à partager des informations concernant les payes, les facturations, les encours clients et fournisseurs, etc.

 II. Systèmes d'information et organisation commerciale

Le département commercial a besoin d'un certain nombre d'informations en vue de réaliser les objectifs demandés par la direction.

 Ces informations sont disponibles à tout moment grâce à des logiciels spécifiques et des bases de données.

 Les commerciaux exploitent alors les données pour fournir à leurs clients les informations nécessaires.

 a. Les applications commerciales

Elles sont fournies ou conçues en fonction d'un cahier des charges reprenant les besoins des utilisateurs (les commerciaux), générés par leur activité au quotidien, et différents selon les secteurs d'activité et les clients, ainsi que les impératifs financiers et les délais de mise en œuvre.

 Les logiciels de gestion de la relation client sont conçus pour stocker toutes les informations concernant les relations avec les clients, partenaires et/ou fournisseurs : nom, coordonnées et demandes des différents interlocuteurs, dates importantes dans le cycle de vente, propositions réalisées.

Ils professionnalisent fortement la relation avec les clients car ils donnent au commercial un maximum d'informations, et lui permettent une grande réactivité dans son cycle de vente.

 Les logiciels de vente, spécialement conçus pour une activité de vente sédentaire ou de point de vente, sont basés sur un référencement d'articles, de produits et/ou de solutions avec des prix publics. Ils comportent généralement :

  • - Les prix d'achats plancher, en fonction de la quantité achetée ou louée,

  - Les propositions de réductions avec des taux pouvant aller jusqu'à - 50 % en fonction de l'article et de la période.

 Ces logiciels sont généralement conçus pour traiter la demande client, de l'achat à la livraison du produit ou de la solution jusqu'au service après vente e au suivi du client.

 L'utilisation stratégique des systèmes d'informations commerciales.

Les commerciaux utilisent différentes systèmes d'information dans leurs activités quotidiennes.

 Cependant, ils utilisent également ces outils dans la mise en place de stratégies commerciales adaptées à chaque client

  1. Les stratégies commerciales

Les bases de données et le stockage des informations commerciales sont utilisées pour mieux comprendre les clients : les informations sont ainsi traitées et traduites (en représentations graphiques notamment) permettant de faire ressortir les besoins de chaque client, et de lui proposer le produit ou la solution adaptés à ses besoins.

 2. Les limites de ces outils

Ils ne trouvent leur intérêt que dans la mesure où ils sont régulièrement alimentés en données commerciales, car un commercial ne pourra les utiliser que si les informations qu'ils connaissent sont mises à jour.

D'autres part, ces outils nécessitent la mise en place d'un contrôle étroit des accès.

 

 

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