Partie 3 : Le travail collaboratif

Chapitre 8. L'organisation des échanges

Les systèmes d'information sont de plus en plus présents dans le fonctionnement des entreprises, et les commerciaux sont amenés à utiliser de nombreux outils informatiques dans leurs cycles de vente.Ces outils sont conçus à partir de développements spécifiques intégrant, des bases de données, des systèmes d'exploitation, des réseaux câblés fixes ou hertziens permettant de transmettre et d'échanger des informations.

•I.                   La communication électronique

La communication électronique est en constante progression. Elle est utilisée soit entre personnes physiques, soit entre sociétés (B to B, Business to Business), soit entre une société et un client (B to C, business to Consumer).

A. Identification et rôle des acteurs

Les entreprises disposant d'outils informatiques donnent l'accès à leurs réseaux informatiques aux utilisateurs à travers la création et l'ouverture de comptes. Ces comptes permettent d'accéder à des informations contenues sur le réseau de l'entreprise.

  1. Les acteurs

Dans l'entreprise, les acteurs sont les utilisateurs des différents départements de l'entreprise ainsi que l'administrateur de réseau. L'utilisateur peut aussi être une personne (client, sous traitant...) possédant des droits d'accès à une interface de collaboration, à travers l'Internet ou toute autre liaison informatique destinée à utiliser cette information.

  • 2. Le rôle des acteurs

En règle générale, c'est l'administrateur du réseau qui est autorisé à ouvrir les comptes utilisateurs sur le réseau informatique, et qui donne les droits aux différents utilisateurs. L'utilisateur peut consulter, déposer et/ou modifier des informations en fonction de ses droits, et demander tel ou tel droit en fonction de ses besoins.

Un commercial souhaitant retrouver une proposition faite par l'un de ses collègues à un client peut ainsi entrer dans le système informatique son nom d'utilisateur et son mot de passe pour accéder à cette information.

B. Typologie des échanges électroniques

1. La messagerie électronique

La messagerie électronique occupe une part très importante dans les échanges électroniques actuelles. En externe, les unités commerciales l'utilisent pour les opérations de mercatique directe (emailing).

  • 1. Les autres types d'échanges électroniques

Les échanges se font également à travers les réseaux informatiques, soit d'un département à un autre de l'entreprise, soit avec l'extérieur avec les clients, les fournisseurs ...

Les informations, stockées dans les bases de données enregistrées sur des disques durs, sont véhiculées entre les différentes entités.

Des outils tels que le forum électronique permettent également de partager des informations entre les utilisateurs ayant des intérêts communs, en interne autour d'un nouveau projet par exemple, ou en externe envers les clients.

•II.                 Nature et sécurité des informations

 L'informatique permet de véhiculer des informations à travers différents outils tels que les réseaux câblés et les liaisons radios.

 Cependant ces données doivent être sécurisées pour éviter une utilisation frauduleuse.

  • A. Les droits d'accès

Les accès doivent être sécurisés à travers différentes politiques de sécurité : le login/password, les antivirus, les « firewalls », etc.

  • 1. La politique de sécurité

Toute entreprise disposant d'outil informatique interne doit mettre en place une politique de sécurité incluant les droits d'accès à une information par un utilisateur donné.

Cette politique est d'autant plus importante quand l'entreprise est connecté à Internet.

 Cela se traduit par la surveillance des données échangées ainsi que la présentation des risques pour l'entreprise.

 2. L'ouverture de comptes

L'administrateur réseau ouvre un compte pour tout utilisateur, en général avec un « login » (identifiant) et un mot de passe permettant à l'utilisateur d'avoir accès à un environnement de travail qui lui est propre. L'administrateur du réseau accès à toutes les informations de l'entreprise. Ces informations sont accessibles par la suite par catégorie d'utilisateur, selon leurs fonctions, leur statut et leurs droits.

B. La nature des informations échangées

Les informations échangées au sein de l'entreprise sont de différentes natures (prix d'achat d'un produit, services associés, etc.). Il en est de même pour celles échangées entre les entreprises, ou de l'entreprise vers les acteurs de son environnement (plaquette de présentation au format électronique, proposition commerciale, etc.).

  • 1. Les informations publiques

Ces informations sont en générales disponibles sur tous les supports de communication : courrier, fax, site web, publication, média ...

2.        Les informations confidentielles

Ces informations sont en général à usage interne et ne peuvent être communiquées sauf autorisation préalable de l'émetteur de l'information.

Elles peuvent concerner les résultats financiers de l'entreprise, les actions commerciales en terme de fusion/acquisition, de croissance externe, de croissance interne...

La divulgation de ces informations peut entraîner un risque considérable pour l'individu émetteur et pour l'entreprise. 

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