Partie 3 : Le travail collaboratif

Chapitre 9. La mise en œuvre du travail collaboratif

Utilisé de façon périodique par les membres d'une société à travers des réunions journalières, hebdomadaires ou mensuelles, le travail collaboratif est aujourd'hui au centre de nombreuses préoccupations. Devenu aujourd'hui un outil très important dans la gestion quotidienne d'une entreprise, il s'appuie sur les systèmes d'information en proposant aux collaborateurs de l'entreprise différents modules.

Ceux-ci peuvent être utilisés par les collaborateurs à travers une interface d'information appelé « portail », aussi bien en utilisation interne (intranet) qu'en utilisation externe (extranet).

  • I. Le travail collaboratif

Le travail collaboratif permet aux collaborateurs de partager de façon optimale les informations contenues dans les bases de données de l'entreprise.

 A- Les outils de travail collaboratif

1 - Les outils collaboratifs classiques

De nombreux modules permettent le développement d'une activité commerciale. Ces modules sont, par exemple :

  • - Les agendas partagés entre les collaborateurs d'une entreprise,
  • - La vidéo ou la visio-conférence permettant la transmission simultanée de la voix et de l'image à travers le réseau informatique,
  • - Les bases de contacts ou bases de clients et/ou prospects permettant de connaître l'état d'avancement des relations contractuelles.

Certains de ces outils peuvent aussi être utilisés individuellement par les collaborateurs.

2 - Les modules collaboratifs à utilisation personnelle

 Le commercial s'y connecte à l'aide de son login /password à tout moment pour y chercher ou diffuser une information :

  • - Modules de e-learning, permettant de se former individuellement,
  • - Modules de gestion de projets, permettant de connaître l'état d'avancement d'un projet,
  • - Forums de discussion ou de partage d'informations en temps réel ou décalé, etc.

 B - Le stockage des informations

 Tous ces outils sont utilisés à partir de bases de données sécurisées, ainsi que de logiciels informatiques permettant l'extraction de ces données.

1-En interne à l'entreprise

Les entreprises peuvent stocker ces informations sur des serveurs internes.

Elles doivent pour cela disposer de disques durs permettant un stockage intensif des informations, de bases de données permettant de répertorier l'information, de logiciels de sauvegardes et de sécurité.

Elles peuvent aussi se doter d'outils de gestion électronique ou informatique de documents permettant l'archivage d'informations provenant de différentes sources scannées ou archivées électroniquement. Ce sont des informations en provenance de mails archivés par catégories, de documents papier, de fax, de vidéos, etc.

 2- En externe à l'entreprise

 L'entreprise peut tout aussi bien ne pas stocker ses informations en interne et « outsourcer » (stocker à l'extérieur) la gestion de ses informations auprès de sociétés spécialisées dans le stockage, l'archivage et l'allocation d'outils de travail collaboratif aux entreprises.

Ce sont des « ASP » (Application Service Provider, fournisseurs de services applicatifs), qui proposent une multitudes de services pour accompagner les entreprises dans leurs besoins au quotidien.

 II. L'utilisation des outils collaboratifs

 Les outils du travail collaboratif peuvent être utilisés en fonction de chaque situation professionnelle se présentant au collaborateur.

 A- Les outils adaptés à chaque situation professionnelle

 Le commercial utilise des outils adaptés à ses différents besoins, soit de façon interne à son entreprise soit en externe pour partager et obtenir des informations pour ses clients.

 1 -L'utilisation des outils pour le travail collaboratif interne

 Ces outils permettent de travailler sur un ou des dossiers clients, à plusieurs collaborateurs, sans toutefois être sur le même lieu.

En effet, grâce aux réseaux informatiques et aux télécommunications, il est possible de se connecter à distance à un serveur d'une entreprise, d'avoir accès à un dossier et de suivre les rectifications ou modifications à distance de ce dossier. Les accès sont en « intranet ».

Ce sont par exemple :

  • - Des outils de gestion de la relation client (CRM),
  • - Des outils de disque dur virtuel,
  • - Des outils de emailing, de e-learning, d'agenda partagé, etc.

2- L'utilisation des outils pour le travail collaboratif externe.

Les outils de travail collaboratifs permettent au commercial de communiquer à distance avec ses clients (par exemple à l'aide de la visio-conférence), de gérer son agenda de manière efficase, même en son absence (partage d'agenda électronique).

Par ailleurs, les ERP (Enterprise Ressource Planning, ou progiciels de gestion intégrés) permettent un suivi systématique d'un compte client, d'un produit ou d'une solution en temps réel. Les accès sont en « extranet ».

  • B- La valeur ajoutée de ces outils dans l'activité commerciale

 1- Les avantages

Les avantages de ces outils sont nombreux pour le commercial :

  • - Accès facilité aux informations souhaitées,
  • - Partage d'informations avec son entreprise et ses collègues,
  • - Transmission immédiate d'information ou d'une requête à un groupe de personnes,
  • - Remontées rapides d'informations à la hiérarchie,
  • - Utilisation de la base de connaissances pour s'enrichir intellectuellement et mieux connaître son activité.

 2- Les impératifs de ces outils

Ces outils demandent, pour certains, un investissement lourd et de nombreux développement complexes pour d'adaptation au métier de l'entreprise.

D'autre part, ils ne peuvent être utilisés de façon optimale qu'avec une alimentation régulière des données et des mises à jour fréquentes.

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