Partie 3 : Le travail collaboratif

Chapitre 7 : La mutualisation et le partage de l'information commerciale.

 La mutualisation et le partage des informations sont des éléments très important dans le fonctionnement commercial. Les nouvelles technologies de l'information et de la communication permettent la mise en place d'outils informatiques destinées à centraliser et à partager l'information pour obtenir un meilleur rendement et une qualité de service optimale.

•I.                   La mutualisation de l'information commerciale

A. Définition d'un espace collaboratif

L'espace collaboratif permet une mutualisation et un échange d'informations entre les différents départements d'une société. Les informations peuvent aussi bien être centralisées sur une serveur au sein de la société que stockées sur un serveur externe. Une liaison haut débit combinée à l'accès sécurisé aux informations permet d'avoir accès  aux différents données. Des outils informatiques tels que des programmes informatiques ou des bases de données aident le commercial dans sa recherche d'informations. Des outils informatiques permettant le partage d'informations sont de plus en plus nombreux  et de plus en plus spécifiques. Ils intègrent différentes applications (agenda partagé, base de contact partagée, fichiers partagés...) permettant une optimisation de ce partage.

B. Objectifs et intérêts

Les principaux objectifs de la mutualisation de l'information pour les unités commerciales sont les suivantes :

Améliorer la qualité de service envers les clients, grâce au partage et à un traitement facilité de l'information,

Capitaliser les informations et les connaissances afin de gagner en productivité.

L'espace collaboratif offre de nombreux intérêts pour l'équipe commerciale :

Rapidité pour trouver l'information souhaitée,

Possibilité de travailler à distance et d'éviter ainsi des déplacements,

Possibilité de travailler de manière décalée.

C. Conditions de réussite

Pour mutualiser l'information commerciale, il est important d'adopter une volonté commune de partage de l'information commerciale entre les différents départements de l'entreprise. D'autres part, ces informations étant fréquemment centralisées sur un serveur , il est important que celui-ci soit sécurisé pour éviter des intrusions externes.

 II. Les limites de la mutualisation
A. Les règles de la déontologie

 Différentes règles régissent le monde des systèmes d'information. La CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) apporte des réponses au problème de piratage et de sécurité informatique.

 Les systèmes collaboratifs ont induit une réglementation très stricte permettant de contrôler les accès, compte tenu des informations véhiculées sur les serveurs collaboratifs.

L'administrateur informatique devra ainsi mettre en place un certain nombre de processus évitant une dérive des informations : mise en place d'accès au système d'information à l'aide d'une authentification (nom d'utilisateur et mot de passe), et de droits personnalisés de lecture et d'écriture sur ce serveur.

 B. Les failles des systèmes d'information

 Bien que les systèmes d'information proposent une multitude de services de protection, il existe toujours des failles pour les piratages informatiques, pouvant entraîner des dérives des processus mis en place par les unités commerciales.

 La mise en place d'outils de sécurité (antivirus, firewall, détecteur d'intrusions) permet toutefois de limiter les risques.

C. Les autres limites

Trop d'informations commerciales et/ou très peu d'informations commerciales peuvent nuire à l'activité du commercial. Ces informations peuvent également être sans valeur significative pour son activité.Au lieu de progresser commercialement et d'optimiser les ventes, ils perd ainsi du temps et de l'énergie à chercher la bonne information commerciale, à la comprendre, la classer et l'analyser, ce qui peut impliquer un rendement décroissant de son activité.  Il est donc nécessaire que les informations commerciales soient hiérarchisées, en fonction de leur nature, de leur provenance et de leur importance, et stockées dans des bases de données pouvant être utilisées de façon optimale par les commerciaux. 

Cette hiérarchisation peut être optimisée grâce à une bonne maîtrise des systèmes d'information.

Cela peut toutefois entraîner des coûts importants en termes de ressources humaines dédiées à la classification de ces informations et de matériels et de logiciels informatiques (serveurs, bases de données, logiciels de sauvegarde et de stockage). 

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