L'élaboration du tableau de bord

Chapitre 16. L'élaboration du tableau de bord.

La tendance actuelle de recherche de performance dans les unités commerciales amène les gestionnaires à faire le suivi de gestion et à rendre compte des résultats, des activités et des ressources de façon plus rigoureuse et régulière. Pour ce faire, un nombre croissant d'organismes privilégient comme outil informationnel permet de rassembler  l'ensemble des indicateurs qui le constituent dans un système global d'informations, accessibles et disponibles pour tous.

  • I. Les indicateurs du tableau de bord

Un tableau de bord est un outil avant tout synthétique et ne saurait englober la totalité des éléments chiffrés de l'unité commerciale.

Les tableaux de bord de gestion sont ainsi constitués d'un ensemble d'indicateurs de performance pertinents et utiles, agencés et présentés sous une forme accessible et évocatrice pour le gestionnaire, de façon à ce que l'information soit plus significative.

  • A. Définition et choix des indicateurs

Un indicateur représente une quantification d'un phénomène afin de dégager une tendance objective et comparative.

Les nouvelles problématiques de l'unité commerciale, liées notamment aux orientations de la relation clients, au commerce électronique et à la multiplicité des sources d'informations utiles, allongent considérablement la liste des indicateurs à intégrer dans un TBG. Ils doivent être réévalués, modifiés, supprimés, ajoutés en permanence afin de refléter les mutations du contexte commercial environnant.

Le choix des indicateurs se fait en fonction des critères suivants :

  • - Un indicateur est nécessairement orienté vers un objectifs précis à la nature et aux spécificités de l'unité commerciale;
  • - Un indicateur entraîne toujours une décision. Si les moyens d'action liés à l'indicateur sont inexistants, il ne doit pas figurer sur le tableau de bord;
  • - Un indicateur n'est jamais muet, il doit s'inscrire dans une logique d'amélioration de la performance.

          B. Typologie des indicateurs

Les deux valeurs signifiantes d'un indicateur sont :

  • - D'une part l'objectif que l'on se fixe;
  • - D'autre part le niveau de réalisation effective de cet objectif.

Les éléments fondamentaux analysés correspondent au FCS (Facteur Clés du Succès) de l'unité commerciale, à choisir parmi les catégories suivantes :

  • Indicateurs financiers
  • Indicateurs spécifiques
  • Indicateurs d'activité
  • Indicateurs de productivité
  • Indicateurs de rentabilité
  • Indicateurs de coûts
  • II. Le tableur comme applicatif d'élaboration du tableau de bord

Bon nombre d'applicatifs spécifiques peuvent considérés comme de véritables « usines à gaz » nécessitant de longs et coûteux paramétrages.

Le manageur d'une petite unité commerciale peut tout à fait, dans un premier temps, utiliser un tableur pour calculer et mettre en forme les principaux indicateurs utiles à la gestion de ses performances.

Un simple tableau permettant de dresser et de contrôler le plan de trésorerie de l'entreprise permettra de visualiser la situation actuelle et de le comparer à celle du mois ou de l'année précédents afin de contrôler les écarts entre le prévisionnel et le réalisé.

  • A- Principales fonctionnalités d'un tableur

Utilisé au sein de l'unité commerciale comme outil de pilotage et d'aide à la décision, un tableur offre de nombreuses fonctionnalités :

  • - Il permet, une fois les données saisie par les différents utilisateurs concernés, de les traiter et de les afficher sous une forme adaptée;
  • - Il manipule des nombres ou des dates aussi bien que des listes de données, pour effectuer des calculs , des statistiques;
  • - Relié à des bases de données, il permet d'extraire puis de représenter de manière claire et explicite des informations, d'effectuer des synthèses, des bilans et des simulations qui serviront de bases aux décideurs;
  • - Grâce au module graphique intégré, il permet d'afficher clairement des analyses sous formes de camembert, d'histogrammes, de courbes, etc.

B- Automatisation des chaînes de calcul (données liées)

Moins complexes que dans certaines applications scientifiques, les chaînes de calcul, propres à la gestion de l'unité commerciale et aux tableaux de bord qui en assurent la lisibilité, sont nombreuses.

L'orsqu'une donnée varie, toutes les données numériques sous-jacentes sont modifiées en cascade. L e tableur, par essence, automatise ces chaînes, à condition que la formule de calcul utilisant la donnée variable utilise l'emplacement ce cette donnée et non une saisie de l'utilisateur.

De même, un tableur récapitulatif des ventes (consolidation) peut être automatiquement calculé à partir des tableaux de chaque unité. Dans un tableur, il s'agit d'un tableau croisé dynamique, qui le plus souvent servira de base à la réalisation d'un graphique, plus parlant pour le décideur.

Créer un site gratuit avec e-monsite - Signaler un contenu illicite sur ce site

×