Le suivi des objectifs et le contrôle des performances

Chapitre 17. Le suivi des objectifs et le contrôle des performances.

Le suivi des objectifs et le contrôle des performances sont directement liés à quatre critères principaux : la maîtrise de l'offre et de l'approche commerciale, la réalisation des objectifs (chiffre d'affaires, marge) et la balance budget/dépenses/écart. La consolidation de ces données peut être réalisée puis représentée graphiquement sur un tableur tel qu'Exel à l'aide des diverses fonctions d'automatisation des chaînes de calcul. Cette synthétisation des données est à combiner avec les éléments conjoncturels relevés sur le terrain afin de réévaluer les objectifs.

  • I. Tableurs, grapheurs, bases de données: l'exemple d'Exel

 La fonction consolidation est d'un apport primordial pour le suivi des objectifs et le contrôle des performances. De nombreuses synthèses supplémentaires peuvent être obtenues à l'aide de la fonction « rapport de tableau croisé dynamique ». L'ensemble des données numériques peut être représenté graphiquement grâce au grapheur intégré d'Exel. Ces fonctionnalités existent également dans les logiciels de bases de données tels qu'Access, notamment par le système de requêtes croisées et graphiques.

  • A. Consolidation des chiffres d'affaires et chaîne de calcul

La fonction « consolidation » du tableur Exel permet, à partir de plusieurs tableaux identiques contenant des données de ventes sectorielles, de créer automatiquement un tableau ayant les mêmes caractéristiques dans lequel tous les totaux des différents secteurs se retrouvent ajoutés (consolidés).

Cette fonction se trouve dans le menu « Données ». Pour réaliser une consolidation, l'utilisateur effectue les actions suivantes :

  • - Il indique au logiciel les différentes plages de cellules relatives au données à consolider en prenant garde à ce que la disposition des tableaux soit rigoureusement la même dans chacun d'entre eux;
  • - Il indique ensuite le destination du tableau consolidé en pointant la cellule en haut et à droite de l'emplacement prévu et valide la boite de dialogue.

Différentes opérations de regroupement telles que « somme », « moyenne », « max », « min » ou des fonctions de comptage (« nb », « nbval ») sont à sa disposition pour orienter la nature du résultat obtenu.

Les chaînes de calcul qui en découlent (commissionnement, marge, différentiel année - 1...) sont traitées en temps réel par le logiciel.

  • B. Budget et dépenses: maîtrise des écarts

Un des objectifs majeurs du contrôle des performances étant la gestion de la trésorerie, l'élaboration de tableaux de bord permettant la maîtrise des budgets et des écarts entre le prévisionnel et le réalisé est un apport essentiel des logiciels.

Appliqué au suivi des objectifs commerciaux de l'unité commerciale, ce type de comparaison est automatisable grâce au tableur et à l'automatisation des chaînes de calcul qu'offrent les cellules du tableur. Là encore, une représentation graphique de ces résultat aide à mieux cerner les raisons des écarts observés.

  • II. Quelques exemples de logiciels spécifiques

A la différence des progiciels de gestion intégrés qui assurent non seulement la gestion commerciale mais aussi la comptabilité financière et souvent la gestion des ressources humaines, (la paye en particulier) et la Gestion de Production Assistée par Ordinateur (GPAO), les logiciels de gestion commerciale se consacrent à la gestion des ventes, des achats et des stocks.

  • A- Les logiciels de gestion commerciale

Ces logiciels présentent les caractéristiques suivantes :

  • - Ils sont suffisamment généralistes pour être adaptés à n'importe quelle situation commerciale particulière. Ils nécessitent toutefois un paramétrage subtil pouvant s'étaler sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines, avant d'être en mesure de gérer toutes les spécificités de l'unité commerciale;
  • - Ils sont particulièrement bien adaptés à l'échange inter-logiciels, ce qui facilite considérablement les passerelles entre les applications commerciales, analytiques, comptables et marketing.

La gestion des échanges électroniques (format Web, HTML, XML) permet de mettre à disposition les états qu'ils génèrent dans le SI (système d'information) de l'entreprise ; ils sont ainsi directement consultables par les équipes commerciales.

Il existe d'innombrables logiciels proposés par différentes sociétés de services spécialisées, aussi convient-il de se poser les questions suivantes avant de faire un choix :

  • - Comment un progiciel peut être suffisamment généraliste pour convenir à des spécificités commerciales et mercatiques très différentes?
  • - Vaut-il mieux opter pour un développement spécifique, ou un progiciel vertical (intégré dans un ensemble d'applications métiers) plutôt que pour un progiciel standard et paramétrable?
  • - Comment les éditeurs vont-ils s'adapter aux spécificités de mon unité commerciale?
  • - Est-ce que le logiciel choisi pourra traiter les nouvelles fonctions telles que le décisionnel, le workflow (travail collaboratif) ou la connexion à l'Internet/Intranet.

 B- Les logiciels de suivi de trésorerie

L'objectif de la gestion de l'entreprise peut être décrit comme une maximisation de son revenu. Le temps de travail maximum, la qualité de vie, le respect des autres acteurs de la chaîne commerciale, sont des contraintes... C'est un objectif à long terme car la solution à court terme évidente qui maximise le revenu immédiat et minimise l'énergie dépensée est la vente de l'entreprise !

C'est pour cette raison que le calcul du revenu doit toujours être corrigé des tendances à long terme. S'en tenir au simple suivi de trésorerie revient à travailler sur le revenu immédiat. Il faudra donc veiller à comptabiliser séparément ce qui sert immédiatement, ce qui est investissement dans les outils de travail à long terme, ce qui est stocké pour un usage ou une vente ultérieure.

Les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de trésorerie permettront à l'unité commerciale de voir tous les aspects de son exploitation : augmentation de l'efficacité du fonds de roulement, amélioration de la circulation de l'information financière et simplification de l'administration des paiements/dépenses.

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