Les modalités de la diffusion de l'information commerciale

Chapitre 20. Les modalités de la diffusion de l'information commerciale.

Le choix des informations commerciales est prépondérant pour l'entreprise. Elles permettent de suivre au plus près la marche de l'entreprise et de connaître, dans les meilleurs délais, tous les éléments nécessaires à une prise de décision efficase. L'entreprise a pu améliorer la diffusion de l'information grâce aux outils informatiques, en terme de rapidité mais aussi de qualité de présentation.

  • I. Le choix des informations commerciales
  • A. La modélisation des informations commerciales

La mise en place d'un modèle cohérent nécessite de repérer au préalable les critères d'évaluation les plus pertinents de l'activité et les clignotants qui traduisent le mieux les évolutions anormales de la société.

Les indicateurs à retenir sont ceux qui offrent une information essentielle sur les critères définis. Leur nom, leur définition, ainsi que la manière de les présenter sont propres à la société.  La période de temps sur lequel ils convient de les contrôler diffère selon la nature de l'activité, de la taille et même de la raison sociale de la société.

Une concertation interne, sous forme d'audit ou de groupe de travail, doit permettre d'officialiser un modèle cohérent, appelé compte rendu d'activités commerciales.

  • B. Le compte rendu d'activités commerciales

Généralement mensuel, il repose sur une procédure de remontée systématique et périodique d'indicateurs qui permet de mieux connaître et apprécier les critères d'évaluation de l'entreprise.

Il se révèle être aussi un exellent outil de motivation. En effet, la plupart d'entre nous se réalisent et se développent le mieux dans des projets et missions concrètes. Le compte rendu d'activités permet de contrôler  et vérifier si les objectifs fixés ont été atteints et d'informer régulièrement ses collaborateurs de l'efficacité de leurs efforts.

La présentation des indicateurs doit être claire et suggestive. Elle est facilitée par l'utilisation de graphiques : diagrammes circulaires (camembert), histogrammes, diagrammes en barres, séries (courbes) chronologiques, etc.

A titre d'exemple, voici une liste non exhaustive de critères d'évaluation pouvant figurer dans un compte rendu mensuel d'activité commerciale :

Poste commercial

Poste économique

Poste financier

  • les commandes
  • les offres de prix
  • les délais
  • le chiffre d'affaire
  • le montant de la facturation
  • les délais de recouvrement
  • les marges par produit
  • les écarts sur ventes
  • les données sur stock
  • les achats

 

  • les parts de marchés
  • l'implantation
  • la rentabilité
  • la répartition de la valeur ajoutée
  • la position de l'entreprise par rapport à son seuil de rentabilité
  • les coûts
  • la trésorerie
  • les ratios de rentabilité
  • les ratios de structure financière

 Le degré d'informatisation de l'entreprise et par conséquent la qualité des indicateurs qu'elle met en place et qu'elle surveille influe de façon déterminante sur le fiabilité et l'interprétation des résultats obtenus. En effet, à  quoi bon évaluer des critères si l'on possède des indicateurs erronés ?

La possibilité de regrouper des données disparates provenant de tous les services de l'entreprise en un système unique grâce à l'apport des SGBD (Systèmes de Gestion de Bases de Données) ou ERP (Enterprise Resource Planning) devrait répondre aux modèles de plus en plus complexes de prise de décision.

 II. La diffusion de l'information commerciale au sein de l'entreprise

La diffusion de l'information s'est considérablement améliorée avec le développement de l'informatique.

Quelque soit la taille, la bonne diffusion de l'information reste vitale pour la survie de l'entreprise. Cependant plus la taille de l'entreprise est importante et plus elle possède des entités, succursales et représentations dans des pays différents, plus l'utilisation d'outils modernes de transmission de l'information est indispensable. Elle soulève toutefois des problèmes de sécurité et de confidentialité des données, que l'entreprise doit prendre en compte. Pour minimiser  les risques, il est nécessaire avant de diffuser l'information d'identifier parfaitement la liste des destinataires.

  • A- Outils de transmission de l'information

Les outils modernes de transmission de l'information ont pour but de faciliter les échanges d'information entre les divers collaborateurs de l'entreprise et de simplifier les relations de l'entreprise avec les principaux acteurs de son environnement : clients, fournisseurs, partenaires.

Réseaux intranet, internet. L'échange électronique de données s'est banalisé au sein de l'entreprise. Il permet de façon officielle de faire circuler rapidement l'information.  Les documents sont communiqués sous forme d'attachement jusqu'au terminal du destinataire. L'échange audiovisuel de données se développe grâce à l'émergence de la web conférence (système de télécommunication audio-visuelle en temps réel par réseau numérique). Il permet de faire des réunions virtuelles et évite aux participants de long et coûteux déplacements.

Téléphonie. Les modes de communications évoluent. Le téléphone mobile peut également servir à envoyer et à recevoir des données, des informations et des documents multimédias de toute sorte. Votre bureau vous suit là où vous allez.

Fax et imprimantes. Les documents  papiers sont encore très utilisés. En plus de leur validité contractuelle, ils permettent l'archivage de documents.

Systèmes de gestion de bases de données et logiciels de gestion commerciale. Des outils informatiques puissants installés en réseaux, type SGBD ou ERP (ex : SAP, ORACLE, SQL, etc..) essayent d'intégrer en temps réel autour d'une base de données unique les différentes données et informations circulant dans toute l'entreprise. Des logiciels plus simples, dédiés uniquement à la gestion commerciale, se sont répandus principalement dans les petites et moyennes entreprises. Ils intègrent des fonctionnalités prédéfinies et sont rapides d'utilisation.

 B- Fonctionnalités des logiciels de gestion commerciale

Ces logiciels ont pour vocation d'aider les gestionnaires à garder le contrôle sur leur entreprise. Les critères de choix de ces logiciels sont : l'adéquation entre les besoins et les fonctionnalités proposées, la facilité d'utilisation et d'intégration, le temps nécessaire à leur apprentissage.

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